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• 21 August, 2023

Sobre el formulario 1099

El Formulario 1099 es un documento del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos. Se utiliza para reportar varios tipos de ingresos distintos al salario regular, como ingresos por intereses, dividendos, ingresos por trabajo independiente, pagos de pensión, entre otros.

Existen varios tipos de Formularios 1099, como el 1099-INT para intereses, el 1099-DIV para dividendos, el 1099-MISC para ingresos diversos y trabajos independientes, entre otros. Cada forma está diseñada para reportar un tipo específico de ingreso.

Los negocios y entidades financieras emiten el Formulario 1099 para reportar los ingresos a los destinatarios y al IRS. Los destinatarios de estos formularios deben recibirlos a más tardar para el 31 de enero, y deben usar la información proporcionada para completar su declaración de impuestos.

Los plazos para presentar el Formulario 1099 ante el IRS varían según el tipo de ingreso reportado. En general, la fecha límite para presentar estos formularios ante el IRS es el 31 de enero si se presenta en papel, o el 31 de marzo si se presenta electrónicamente.

Quienes deben presentar el Formulario 1099 incluyen negocios, empleadores, instituciones financieras, entidades gubernamentales y otros que paguen ingresos especificados por el IRS. Los individuos que reciben estos pagos también deben utilizar la información proporcionada en el Formulario 1099 para reportar sus ingresos en su declaración de impuestos anual.

Nuevos cambios en los Formularios 1099

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) publicó recientemente regulaciones finales que cambian los requisitos de presentación electrónica (e-filing) para muchos contribuyentes federales.

Como resultado de estos nuevos requisitos, el IRS espera recibir aproximadamente 21 millones menos de declaraciones en papel. Se proyecta que los cambios ahorrarán costos, disminuirán los errores, mejorarán la modernización y aliviarán la carga de los recursos del IRS. Si usted o alguien de su organización presenta formularios o declaraciones en papel, es importante determinar si las nuevas regulaciones requerirán la presentación electrónica en el futuro.

Los nuevos requisitos podrán afectar a quienes presenten:

• Declaraciones de impuestos sobre la renta de empresas no relacionadas
• Declaraciones de retenciones
• Ciertas declaraciones de información (por ejemplo, formularios W-2 y 1099)
• Declaraciones de registro
• Declaraciones de divulgación
• Notificaciones
• Informes actuariales
• Ciertas declaraciones de impuestos especiales
• Devoluciones de la asociación
• Declaraciones del impuesto sobre la renta de las sociedades
• Los cambios son parte de la Ley del Contribuyente Primero (TFA), firmada en 2019.

Límite reducido a 10 en total, a partir del 1 de enero de 2024
La nueva normativa reduce notablemente el límite del número de declaraciones que deben presentarse electrónicamente. A partir del 1 de enero de 2024 (para los años fiscales que finalizan el 31 de diciembre de 2023 o después), el umbral se reduce de 250 a 10 y requiere que las declaraciones se agreguen. El requisito anterior era 250 declaraciones de cualquier tipo. Este cambio puede afectar a quienes históricamente han presentado en papel un número limitado de declaraciones y formularios diferentes.

La empresa A tiene un cierre de año el 31 de diciembre de 2023. En 2024, la empresa deberá presentar cinco formularios 1099–INT y cinco formularios 1099–DIV, para un total de 10 declaraciones. En conjunto, la Compañía A tiene 10 declaraciones que presentar en el año calendario 2024 y debe presentar todos los formularios electrónicamente.

Antes del 1 de enero de 2024, la Compañía A no tendría un requisito de presentación electrónica porque no se cumplió el umbral de 250 declaraciones de cualquier tipo.

Exenciones, exenciones y presentación en papel
Las exenciones y exenciones están disponibles en situaciones limitadas. Se permitirán exenciones para miembros de ciertas comunidades religiosas que prohíben el uso de tecnología.

En determinadas circunstancias, se permitirán exenciones para quienes experimenten acceso limitado a Internet, dificultades económicas debido a la presentación electrónica o falta de adopción y dominio de la tecnología digital. Para ser aprobados, se espera que estos grupos hagan un esfuerzo de buena fe para presentar la solicitud electrónicamente y, si no pueden, demostrar que la presentación electrónica causaría dificultades financieras. La solicitud de exención se presenta en el Formulario 8508, Solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas.

En caso de que se deban utilizar formularios en papel, los formularios deben cumplir con los requisitos del IRS para ser legibles por máquina. Los formularios se pueden solicitar en el sitio web irs.gov o imprimirse desde casa utilizando papel y tinta que cumplan con las especificaciones del IRS.

Resumen de orientación adicional sobre presentación electrónica
Las regulaciones también proporcionan requisitos de presentación específicos para ciertos formularios y orientación adicional.

• Si un contribuyente presenta una declaración enmendada, la declaración enmendada debe presentarse utilizando el mismo método que la declaración original.
• En circunstancias limitadas, el IRS no admite la presentación electrónica. Por ejemplo, el IRS no admite la presentación electrónica de un Formulario 941 final. Por lo tanto, se aceptarán presentaciones en papel si un empleador debe presentar un Formulario 941 final.
• Las sociedades con más de 100 socios en cualquier momento durante el año deben presentar su declaración electrónicamente.
• El formulario 5500 y los informes actuariales aplicables deben presentarse electrónicamente a través del Departamento de Trabajo de EE. UU. Sin embargo, se puede presentar el Formulario 5500-EZ en papel si la entidad tiene menos de 10 presentaciones en total.
• Si el número total de declaraciones de todos los miembros de un grupo controlado de corporaciones es 10 o más, todos los miembros deben presentar declaraciones electrónicas que estén sujetas a las reglas de agregación (incluidas las declaraciones de impuestos sobre la renta y el Formulario 5500-EZ, no las declaraciones informativas).
• Las declaraciones informativas deben presentarse electrónicamente si se alcanza el umbral agregado de 10 declaraciones. Los formularios incluyen el Formulario 1042–S, la serie del Formulario 1094, el Formulario 1095–B, el Formulario 1095–C, el Formulario 1097–BTC, el Formulario 1098, el Formulario 1098–C, el Formulario 1098–E, el Formulario 1098–Q, el Formulario 1098–T y el Formulario 1098–T. Serie 1099, Formulario 3921, Formulario 3922, Formulario 5498, Formulario 8027, Formulario W-2 y Formulario W-2G.
• A principios de 2023, el IRS lanzó un nuevo portal gratuito de presentación electrónica, el Sistema de admisión de declaraciones informativas (IRIS), para la serie 1099 de declaraciones informativas.
• Los formularios y declaraciones presentados por organizaciones exentas de impuestos deben presentarse electrónicamente sin excepción.
• Las organizaciones, incluidos los fideicomisos, que deben presentar declaraciones de impuestos sobre la renta de empresas no relacionadas deben presentarlas electrónicamente sin excepción.
• Los asesores materiales deben presentar electrónicamente el Formulario 8918, Declaración de divulgación del asesor material, si se alcanza el umbral agregado de 10 declaraciones. El momento de las transacciones reportables puede causar dificultades para determinar cuándo un asesor material debe presentar el Formulario 8918. Por lo tanto, las regulaciones permiten a los asesores materiales presentar la presentación durante el año calendario en el que se alcanza su umbral agregado de 10 rendimientos.
• Las declaraciones de impuestos especiales presentadas en el Formulario 4720 deben presentarse electrónicamente. Se pueden presentar formularios en papel en caso de que el contribuyente reciba una exención o presente menos de 10 declaraciones en total.
• Las declaraciones adicionales que deben presentarse electrónicamente si se alcanza el umbral agregado de 10 declaraciones incluyen:
  • Declaraciones de fideicomisos de interés dividido presentadas en el Formulario 5227.
  • Declaración de Pagos de Crédito a Emisores de Bonos Calificados presentada en el Formulario 8038-CP.
  • Declaraciones de retención de impuestos para ingresos de fuentes estadounidenses de personas extranjeras, presentadas en el Formulario 1042.
  • Declaraciones de ingresos estadounidenses para determinadas organizaciones políticas, presentadas en el formulario 1120-POL.
  • Formulario 1120-S, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para una corporación S.
  • Formulario 1120, Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades de EE. UU.

Penalizaciones
El incumplimiento de los nuevos requisitos de presentación electrónica puede dar lugar a una o más sanciones, incluida la falta de presentación, la falta de presentación oportuna o la falta de incluir información correcta en una declaración.

Próximos pasos
A partir del 1 de enero de 2024, aumentará la cantidad de formularios que deben presentarse electrónicamente. Revisar cómo la nueva normativa le impactará a usted y a su empresa es fundamental. Reducir el umbral de 250 a 10 y cambiar el requisito del tipo de formulario a un número agregado de formularios afectará a muchos que históricamente han presentado documentos en papel.

Asegúrese de comunicarse con su asesor de nómina o contador público certificado para que lo ayude a determinar cómo cumplir con este nuevo requisito.